Jika sebuah bisnis bergantung pada penerimaan panggilan telepon pelanggan yang masuk atau menjaga komunikasi tim di antara lokasi yang berbeda, maka memastikan bahwa Anda memiliki infrastruktur telepon yang andal sangatlah penting.
Karena banyak bisnis beralih dari private branch exchange (PBX) ke voice over internet protocol (VoIP), sering kali tampak seperti prospek yang menakutkan untuk memigrasi seluruh sistem telepon bisnis.
Di Tim Microsoft kami (terbuka di tab baru) meninjau, kami membawa Anda melalui fungsionalitas dan fitur penawaran telepon IP Microsoft untuk melihat apakah itu salah satunya layanan VoIP terbaik (terbuka di tab baru) untuk bisnis Anda. Ini bukan ulasan tentang seluruh platform Teams – kami memiliki ulasan Teams khusus (terbuka di tab baru) untuk sisi konferensi video.
Sistem Telepon Microsoft Teams: paket dan harga
Untuk menggunakan Microsoft Teams sebagai sistem telepon, bisnis Anda harus memiliki salah satu dari tiga paket perusahaan Office 365 (bernama E1, E3, dan E5)
Dengan E1 ($10/bulan per pengguna) dan E3 ($23/bulan per pengguna), bisnis perlu membeli lisensi tambahan untuk menggunakan Teams sebagai sistem telepon, namun untuk pengguna paket E5, semua ini sudah termasuk dalam biaya $38/bulan per pengguna.
Meskipun harga ini tampak cukup tinggi (lagipula, harganya telah meningkat sebesar $2-3 dalam beberapa bulan terakhir), semua pengguna mendapatkan akses ke aplikasi Office di browser dan seluler, dengan paket E3 dan E5 menghadirkan aplikasi desktop ke pesta, juga. Lalu ada akses ke Outlook, rangkaian konferensi video Teams, setidaknya 1TB penyimpanan OneDrive, dan banyak lagi yang akan membutuhkan seluruh halaman web khusus untuk dijelaskan. Pada akhirnya, ini berarti jika Anda siap mengandalkan seluruh ekosistem Microsoft, ada penghematan besar yang bisa didapat,
Paket panggilan domestik yang terdiri dari 3000 menit domestik adalah $12/bulan per pengguna. Sementara itu, paket panggilan gabungan 3000 menit domestik dan 600 menit internasional dikenai biaya $24/bulan per pengguna. Setiap pengguna harus memiliki rencana panggilan, meskipun menit yang tidak terpakai dapat dikumpulkan jika ada tingkat penggunaan yang berbeda di antara rekan kerja.
Jika bisnis Anda memiliki beberapa ruang rapat dengan telepon konferensi, ini akan memerlukan lisensi terpisah sebesar $15/bulan per perangkat.
Sistem Telepon Microsoft Teams: fitur
Microsoft Teams Phone System memungkinkan bisnis untuk mengakses fitur seperti antrean panggilan, penerusan panggilan, pesan suara, transfer, penjawab otomatis yang dapat dikonfigurasi untuk jam kantor, di luar jam kantor dan hari libur, parkir panggilan, pemblokiran panggilan, pengambilan panggilan grup, dan panggilan delegasi.
Salah satu fitur inti Microsoft Teams adalah Kehadiran. Kehadiran menunjukkan ketersediaan real-time pengguna individu, memungkinkan pengguna memiliki indikator visual cepat sebelum memarkir dan mentransfer panggilan ke rekan kerja.
Salah satu fitur yang kurang dimiliki oleh sistem ini adalah fungsionalitas untuk persyaratan panggilan yang rumit seperti yang mungkin diperlukan oleh call center. Tidak mungkin untuk mengatur grup pemburu yang lebih kompleks atau pengaturan dering lebih jauh dari tiga konfigurasi distribusi panggilan default.
Tidak ada fungsi perekaman panggilan asli, dan meskipun ada solusi yang tersedia, saat ini tidak ada aplikasi pihak ketiga yang tersedia untuk melakukan ini.
Untuk bisnis yang menggunakan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), saat ini tidak ada integrasi antara sistem telepon dan platform CRM apa pun. Ini berarti tidak dapat mencatat panggilan masuk atau keluar secara otomatis pada platform apa pun, termasuk perangkat lunak CRM milik Microsoft, Dynamics.
Meskipun ada pelaporan yang tersedia dalam Microsoft 365, ini sebagian besar difokuskan pada kualitas panggilan dan memungkinkan bisnis untuk memecahkan masalah apa pun dengan perangkat di sistem. Pengguna tidak dapat menelusuri banyak detail terperinci yang digunakan sebagai indikator performa utama, misalnya, waktu dering.
Microsoft Teams Phone System: antarmuka dan sedang digunakan
Antarmuka Microsoft Teams tersedia di semua platform dan sangat mudah dinavigasi, terutama untuk bisnis yang sudah menggunakan Teams sebagai standar.
Bagi mereka yang baru mengenal Teams, tingkat perencanaan diperlukan untuk memastikan bahwa pengguna baru dapat memulai dengan baik. Mengaudit staf perusahaan Anda dan berbagai departemen, peran, dan tim sebelum pemasangan akan memudahkan saat menyiapkan grup pengguna. Misalnya, dengan menyortir masing-masing karyawan penjualan ke dalam grup, administrator akan dapat mengatur grup pemburu telepon untuk menelepon semua jalur penjualan jika telepon agen penjualan tidak diangkat dalam jumlah dering tertentu.
Meskipun ada aplikasi untuk Microsoft Teams untuk iOS dan Android, jika penerusan panggilan diaktifkan di sistem, tidak ada persyaratan bagi pengguna untuk mengunduh aplikasi Microsoft Teams ke telepon mereka. Jika Anda lebih suka bekerja dari ponsel, Anda akan senang mengetahui bahwa perusahaan berkomitmen untuk mempermudahnya. Selain kemampuan untuk mentransfer panggilan antar perangkat (prinsip yang sama dengan Handoff untuk macOS dan iOS), ada aplikasi CarPlay untuk Teams yang mencakup penawaran VoIP.
Sistem ini menggunakan Jaringan Pengiriman Global Microsoft, yang memungkinkannya diluncurkan ke bisnis dalam berbagai ukuran, dengan kemampuan untuk meningkatkan skala dengan gangguan minimal. Selain itu, karena Microsoft memperbarui fitur-fiturnya secara rutin, pengguna akan selalu memiliki akses ke versi dan rilis terbaru tanpa biaya pemutakhiran tambahan.
Sistem Telepon Tim Microsoft: dukungan
Situs web Microsoft 365 memiliki bagian dukungan kaya fitur yang berisi video, blog, dan dokumen untuk membantu pengguna memaksimalkan platform.
Microsoft tidak memiliki dukungan langsung 24/7. Untuk masalah apa pun yang muncul, tiket perlu dicatat, dan waktu kontak dapat memakan waktu hingga beberapa jam. Kualitas dukungan juga dapat bervariasi, dengan beberapa masalah diperbaiki dengan cepat, sementara yang lain mungkin memerlukan beberapa tiket untuk diselesaikan.
Mengingat bahwa Microsoft adalah perusahaan besar yang mendominasi di sebagian besar aspek teknologi rumah dan bisnis saat ini, kami ingin melihat beberapa dukungan kelas atas yang ditawarkan di sini.
Sistem Telepon Tim Microsoft: keamanan
Jika bisnis Anda menggunakan paket E3 dan E5, fitur keamanan tambahan hadir sebagai standar, termasuk Microsoft Advanced Threat Analytics. Ini menggabungkan keamanan tingkat lanjut, kepatuhan, dan kemampuan analitis.
Semua data yang disimpan oleh Microsoft dienkripsi SSL baik saat istirahat maupun dalam transit, dan semua audio dan video yang beroperasi melalui Teams dijalankan melalui SRTP.
Ada kekhawatiran atas keamanan Microsoft Teams setelah sejumlah kerentanan ditemukan selama tahun 2020, namun Microsoft merilis perbaikan secara teratur dan tidak sendirian dalam menghadapi masalah keamanan – hal ini cukup umum terjadi seiring kemajuan teknologi. Yang penting tidak ada bencana besar. Selain itu, keamanan Microsoft bisa jadi rumit, dengan berbagai lisensi dan add-on yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan di beberapa industri.
Sebuah kompetisi
Ada banyak alternatif untuk Microsoft Teams Phone System di pasaran, menawarkan sistem VoIP berbasis cloud yang patut dipertimbangkan. RingCentral MVP (terbuka di tab baru) sama dalam harga per pengguna dan memiliki fitur pusat panggilan yang lebih kuat: perekaman panggilan otomatis, integrasi CRM untuk platform utama seperti Zendesk dan Salesforce, dan dukungan langsung 24/7. Selain itu, dapat diintegrasikan dengan Microsoft Teams.
Pilihan lainnya adalah GoToConnect (terbuka di tab baru), yang menawarkan fitur serupa dengan Microsoft Teams Phone System tetapi memiliki struktur harga per pengguna yang jauh lebih disederhanakan. Seiring dengan biaya, ini memiliki banyak fungsi yang sama dengan Tim Microsoft tetapi mencakup layanan SMS dan penerusan geolokasi. Itu juga dapat diintegrasikan dengan platform Microsoft Teams.
Putusan akhir
Bagi mereka yang sudah menggunakan Microsoft Teams, kemudahan beralih ke penawaran VoIP merupakan nilai tambah yang besar. Ini juga ideal untuk bisnis yang ingin meningkatkan skala di masa mendatang, karena pembelian lisensi pengguna tambahan dapat diselesaikan dalam hitungan menit.
Sistem ini memang memiliki kekurangan, dan tidak cocok untuk bisnis yang memerlukan konfigurasi telepon yang lebih rumit. Selain itu, biaya pembelian lisensi dan paket panggilan dapat bertambah dengan cepat jika bisnis Anda menggunakan banyak telepon, atau jika Anda ingin menggunakan solusi yang berbeda untuk aspek lain dari operasi bisnis Anda yang berarti membayar banyak langganan. Kurangnya dukungan 24/7 dari Microsoft juga menjadi perhatian dalam hal pemecahan masalah dan potensi waktu henti. Bisnis yang menginginkan dukungan 24/7 dengan sistem dapat memperolehnya melalui pemasok pihak ketiga.
