Karena banyak bisnis beralih ke kantor tanpa kertas, perangkat lunak manajemen dokumen terbaik (terbuka di tab baru) dirancang untuk menyimpan dan mengelola semua file Anda dengan mudah dan efisien, baik offline maupun online. Keamanan, aksesibilitas, dan kegunaan semuanya penting untuk dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat untuk bisnis Anda.
Di Canon USA Inc. kami (terbuka di tab baru) ulasan, kami melihat solusi manajemen dokumen yang mereka berikan dan bagaimana penawaran mereka dibandingkan dengan pesaing terbesar di pasar.
Canon USA Inc: Paket dan harga
Seperti banyak perusahaan yang menawarkan layanan manajemen dokumen, Canon menyediakan solusi khusus. Kurangnya paket standar berarti Anda harus menghubungi Canon untuk mendapatkan penawaran, di mana harga dan solusi akan didasarkan pada ukuran dan kebutuhan bisnis Anda.
Paket dapat mencakup solusi penyimpanan cloud, alat manajemen konten, sistem manajemen alur kerja, solusi keamanan terintegrasi, dan layanan pengguna jarak jauh seperti pemindaian dan pencetakan.
Canon USA Inc: Fitur
Paket manajemen dokumen Canon hadir dengan pilihan fitur mengesankan yang sempurna untuk bisnis skala kecil hingga menengah.
Semua perangkat lunak mereka disediakan oleh pihak ketiga. Misalnya, mereka menggunakan teknologi oleh Oleh karena itu untuk menyimpan, memindai, dan mengelola dokumen, sedangkan mxHero digunakan untuk memindai dan menyimpan email, bersama dengan lampiran apa pun.
Seluler dan kerja jarak jauh
Salah satu nilai jual yang kuat dari perangkat lunak Canon adalah aksesibilitasnya yang aman dari perangkat seluler atau jarak jauh. Pencetakan dan pemindaian seluler keduanya didukung dan, yang lebih penting lagi, opsi ini aman—Anda tidak perlu khawatir tentang data sensitif yang ditransfer. Faktanya, perangkat lunak Canon digunakan oleh beberapa badan pemerintah, yang seharusnya memberi Anda ketenangan pikiran.
Pengarsipan otomatis
Menyimpan dokumen di tempat yang tepat menjadi cepat dan mudah dengan sistem pemindaian intuitif, baik menggunakan pemindai fisik untuk hard copy atau mengarsipkan lampiran langsung dari email ke penyimpanan berbasis cloud.
Perangkat lunak dapat mengenali kode batang, nomor faktur, dan kata kunci yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengarsipkan dokumen dengan benar. Email juga dapat secara otomatis diajukan atau diarsipkan bersama dengan lampirannya. Mencari dokumen setelah disimpan juga sama mudahnya.
Mendokumentasikan manajemen dan analitik alur kerja
Siapkan aturan digital untuk pengarsipan dokumen guna mengelola dan mengotomatiskan alur kerja dokumen Anda, mendorong pengguna saat mereka perlu mengambil tindakan tertentu untuk menyelesaikan tugas. Alat analitik memungkinkan Anda untuk melihat letak inefisiensi dalam alur kerja Anda—amati tugas mana yang memakan waktu terlalu lama dan gunakan data untuk menyesuaikan perangkat lunak Anda lebih lanjut untuk mengotomatiskan kebutuhan tersebut.
Canon USA Inc: Antarmuka dan sedang digunakan
Antarmuka pengguna dimodelkan pada Windows File Explorer, jadi harus langsung untuk pengguna Windows. File juga dapat diakses langsung melalui File Explorer, bukan melalui sistem terpisah, yang membuat navigasi ramah pengguna.
Banyak fungsi diintegrasikan ke dalam sistem Anda yang sudah ada dan otomatis, termasuk pencadangan email dan lampiran. Penyiapan yang lebih panjang—memilih setelan, kata kunci, dan aturan lain untuk pencetakan dan pengarsipan—diperlukan untuk memastikan otomatisasi ini digunakan secara maksimal, tetapi setelah pekerjaan awal, ini akan menghemat waktu Anda.
Canon USA Inc: Dukungan
Pengguna Canon dapat menghubungi tim dukungan Canon di telepon atau melalui email. Tidak ada saran dukungan yang baik secara langsung di situs web Canon, tetapi Anda akan menemukan informasi yang lebih menyeluruh di situs web untuk dua solusi perangkat lunak pihak ketiga yang ditawarkannya.
Dengan produk mxHero, Anda akan memiliki akses ke halaman FAQ menyeluruh. Jika Anda tidak dapat menemukan apa yang Anda cari maka ada sistem tiket untuk berbicara langsung dengan seseorang dari tim.
Pengguna produk Oleh karena itu memiliki akses ke ekstranet dengan saran tentang cara menggunakan produk mereka. Anda akan diarahkan oleh tim Oleh karena itu ke tim dukungan Canon untuk setiap pertanyaan yang belum terjawab tentang sistem ini.
Canon USA Inc: Keamanan
Perangkat lunak Canon menawarkan cara untuk melacak dan mengelola akses ke informasi sensitif dan mengontrol pencetakan dokumen sensitif. Tim Canon akan menyesuaikan pengaturan keamanan untuk hard copy dan dokumen elektronik Anda agar sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen Anda.
Perangkat lunak autentikasi, seperti One Login, Azure Active Directory, Open ID, dan OKTA, didukung untuk memberikan lapisan keamanan akses tambahan. Izin sistem yang disesuaikan dan jalur audit memberikan keamanan tambahan. Untuk layanan pencadangan email seperti mxHero, ada Sistem Deteksi Intrusi bawaan yang memantau aktivitas jahat atau pelanggaran kebijakan.
Namun, terlepas dari semua klaim berani Canon tentang keamanan pemenang penghargaan, ada sejumlah detail yang mengecewakan tentang rencananya untuk menjaga keamanan data Anda.
Sebuah kompetisi
Perangkat lunak manajemen dokumen Canon tidak memiliki opsi integrasi yang menarik dari pesaing seperti Docuware, yang dapat dihubungkan ke lebih dari 500 aplikasi pihak ketiga. Perangkat lunak Canon paling terintegrasi dengan produk Microsoft dan perangkat lunak awan seperti SharePoint.
Templafy juga membuat Canon keluar dari air dengan kompatibilitasnya ke perangkat apa pun. Ini lebih baik dirancang untuk menangani beragam tuntutan bisnis modern dan merupakan salah satu sistem manajemen dokumen yang paling mudah beradaptasi di luar sana. Sebagai perbandingan, kesetiaan Canon kepada Microsoft memberikan batasan tertentu bagi perusahaan yang menggunakan sistem operasi dan perangkat lunak alternatif.
Putusan akhir
Meskipun solusi manajemen dokumen Canon menawarkan fitur lengkap dan keamanan yang solid, ada opsi yang lebih baik di pasar untuk bisnis yang giat dan inovatif. Perusahaan melakukan persis seperti yang dikatakannya, dan melakukannya dengan baik, tetapi ada sedikit yang menarik dengan penawaran Canon.
Di dunia di mana banyak bisnis beroperasi secara online, kami merasa bahwa sistem manajemen dokumen Canon perlu diintegrasikan dengan lebih banyak aplikasi di luar portofolio Microsoft jika ingin tetap kompetitif.
Namun, jika Anda tidak peduli dengan integrasi aplikasi pihak ketiga dan Anda hanya menginginkan perangkat lunak manajemen dokumen yang aman, menyeluruh, dan dirancang untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda, maka ini adalah pilihan yang bagus.
