Program manajemen dokumen dirancang untuk membantu bisnis menyimpan, mengatur, dan mengamankan berbagai jenis dokumen dan dokumen penting, menghilangkan kebutuhan akan salinan kertas. Memilih perangkat lunak manajemen dokumen terbaik (terbuka di tab baru) akan membantu Anda meningkatkan alur kerja harian dan efisiensi bisnis.
Dalam M-Files Inc. lengkap kami (terbuka di tab baru) ulasan, kami menjelajahi seluk beluk penggunaan salah satu program manajemen dokumen peringkat teratas dunia. Kami melihat opsi pembelian platform, antarmuka pengguna, dukungan, fitur utama, dan rangkaian informasi lainnya untuk membantu Anda memutuskan apakah ini opsi yang tepat untuk bisnis Anda.
M-Files: Paket dan harga
Sayangnya, M-Files tidak memberikan informasi apa pun tentang paket, harga, atau opsi pembeliannya. Meskipun ini tidak biasa dalam dunia perangkat lunak manajemen dokumen, alangkah baiknya jika indikasi biaya diberikan.
Namun, kami hanya dapat berasumsi bahwa M-Files melakukan ini karena ia berspesialisasi dalam solusi manajemen dokumen kustom yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis individu. Oleh karena itu, harga yang Anda bayar kemungkinan akan tergantung pada tingkat layanan dan fitur yang Anda perlukan, serta skala kebutuhan Anda.
Untungnya, ada uji coba gratis dan demo mendalam yang tersedia untuk membantu Anda memutuskan apakah program ini memenuhi kebutuhan Anda. Untuk mengunduh uji coba 30 hari, cukup isi formulir online. Namun, untuk demo, Anda harus menghubungi tim M-Files dan mengatur janji temu.
M-File: Fitur
Seperti semua penyedia perangkat lunak manajemen dokumen kelas atas, M-Files didukung oleh serangkaian fitur canggih. Ini terlalu banyak untuk dicantumkan satu per satu, tetapi kami telah menyentuh beberapa favorit kami di bawah ini.
Satu hal yang sangat menonjol bagi kami adalah sistem organisasi dokumen M-Files yang inovatif. Alih-alih mengandalkan sistem berbasis folder tradisional, ia menggunakan metadata untuk mengatur konten berdasarkan kata kunci, tag, kategori, dan lainnya. Ini juga membuatnya sangat mudah untuk mencari dan mengelola semua jenis dokumen.
Fitur mengesankan lainnya adalah dukungan seluler offline M-Files. Dengan ini, pada dasarnya Anda dapat mengakses dokumen dari perangkat seluler Anda, meskipun Anda tidak memiliki koneksi internet.
Terakhir, M-Files mendukung integrasi langsung dengan berbagai aplikasi dan platform pihak ketiga, termasuk Microsoft Office, Google G Suite, Salesforce, dan lainnya. Ini akan membantu Anda merampingkan alur kerja harian dan meningkatkan efisiensi bisnis jangka panjang.
M-Files: Antarmuka dan sedang digunakan
Untuk memulai dengan M-Files, Anda harus mengunduh program dan masuk ke akun Anda. Ikuti instruksi yang diberikan oleh tim orientasi pada saat pembelian dan konfigurasikan akun Anda sesuai kebutuhan.
M-Files tersedia melalui desktop dan perangkat seluler. Aplikasi desktopnya sangat rapi, dengan hierarki dokumen yang jelas, panel pencarian yang berguna, dan berbagai alat untuk membantu Anda mengelola konten. Ada juga sistem filter yang bagus untuk membantu Anda menemukan dan mengelola grup dokumen tertentu.
Aplikasi seluler tersedia di perangkat iOS dan Android. Cukup masuk ke lemari besi Anda dengan alamat server, nama pengguna, dan kata sandi Anda dan kelola dokumen Anda saat bepergian. Meskipun aplikasinya tidak sekuat versi desktop, aplikasi ini masih sangat berguna.
M-File: Dukungan
M-Files menyediakan dukungan telepon lokal di delapan negara, termasuk Amerika Serikat, Inggris, Prancis, Jerman, dan Australia. Anda juga dapat menghubungi tim dukungan melalui email atau melalui akun media sosial perusahaan.
Alternatifnya, Anda dapat menemukan jawaban atas pertanyaan Anda melalui Panduan Pengguna M-Files, yang berisi banyak informasi tentang cara memulai dan penggunaan berkelanjutan. Selain itu, Anda dapat mengakses informasi yang lebih mendetail melalui bagian blog di situs web, yang berisi webinar, buku putih, panduan komunitas, dan banyak lagi. Ada juga banyak FAQ yang menyentuh pertanyaan umum dan perpustakaan video besar yang tersedia melalui saluran YouTube perusahaan.
M-File: Keamanan
Seperti yang diharapkan dari penyedia perangkat lunak manajemen dokumen terkemuka di industri, M-Files sangat menekankan keamanan. Ini menerapkan berbagai alat privasi dan perlindungan data untuk memastikan informasi dan konten Anda aman setiap saat. Perusahaan bahkan dapat bekerja bersama Anda untuk memastikan Anda mematuhi persyaratan peraturan dan hukum apa pun yang mungkin harus Anda patuhi.
Fitur keamanan M-Files terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu, tetapi satu hal yang sangat menonjol adalah sertifikasi manajemen keamanan internasional ISO 27001 perusahaan. Bersamaan dengan berbagai kontrol akses dan alat canggih lainnya, ia juga menggunakan enkripsi end-to-end dan at-rest untuk mengurangi risiko kebocoran data.
Sebuah kompetisi
M-Files adalah salah satu penyedia perangkat lunak manajemen dokumen peringkat teratas di dunia, tetapi masih banyak alternatif serupa yang patut dipertimbangkan.
Salah satu favorit kami adalah Templafy, yang berfokus pada integrasi yang disederhanakan dengan platform pihak ketiga yang populer. Seperti M-Files, ia menggunakan platform berbasis cloud dan penetapan harga khusus. Dan itu didukung oleh aplikasi seluler yang menarik dan serangkaian fitur canggih. Ini sangat mudah digunakan, menjadikannya pilihan yang bagus bagi mereka yang memiliki sedikit pengetahuan atau pengalaman teknologi.
Pilihan lain yang menarik adalah DocuWare, yang bertujuan memberikan solusi tanpa kertas untuk kantor dengan segala bentuk dan ukuran. Layanannya sangat dapat disesuaikan, dan penggunaan skala kecil didukung. Ini didukung oleh aplikasi seluler yang mengesankan dan berbagai fitur khusus, dan pasti patut dipertimbangkan jika Anda mencari pendekatan tanpa kertas sepenuhnya.
Putusan akhir
Semua hal dipertimbangkan, M-Files adalah salah satu platform manajemen dokumen terbaik yang pernah kami gunakan. Itu didukung oleh berbagai fitur canggih dan integrasi keamanan yang kuat.
Dan meskipun kurangnya transparansi seputar struktur harga perusahaan sedikit membuat frustrasi, tidak banyak yang bisa disalahkan. Pada akhirnya, kami sarankan untuk mengobrol dengan tim M-Files jika Anda mencari solusi manajemen dokumen tingkat lanjut yang dapat Anda andalkan.
