Itu perangkat lunak manajemen dokumen terbaik (terbuka di tab baru) dirancang untuk membantu Anda mengendalikan dokumen bisnis penting, memesan dan menyimpannya dengan cara yang aman dan terjamin. Ada banyak sistem berbeda yang tersedia, dengan opsi terkelola dan tidak terkelola untuk bisnis dari semua ukuran.
Di Ricoh USA, Inc. (terbuka di tab baru) review, kami mencermati solusi manajemen dokumen perusahaan ini. Ini bukan pilihan yang paling populer di antara bisnis modern, jadi kami ingin melihat seberapa baik hal ini dibandingkan dengan raksasa industri.
Ricoh USA: Paket dan harga
Seperti banyak perusahaan yang bekerja di ruang manajemen dokumen, Ricoh memberikan solusi khusus berdasarkan ukuran bisnis Anda dan kebutuhan Anda yang sebenarnya. Oleh karena itu, Anda perlu mengisi formulir online untuk meminta konsultasi dengan agen penjualan.
Satu hal yang harus Anda ketahui adalah bahwa Ricoh bermitra dengan platform pihak ketiga untuk menyediakan solusi manajemen dokumennya. Misalnya, menggunakan platform penyimpanan Laserfiche dan DocuWare, yang merupakan pemimpin di lapangan, bersama dengan berbagai program lain untuk pemindaian dokumen dan manajemen alur kerja.
Ricoh USA: Fitur
Sayangnya, Ricoh memberikan sedikit informasi tentang apa saja yang termasuk dalam solusi manajemen dokumennya. Ini sebagian karena menawarkan solusi khusus, tetapi kami ingin melihat semacam gangguan.
Secara keseluruhan, perusahaan berfokus pada tiga bagian terpisah dari proses manajemen dokumen: pencetakan terkelola, penyimpanan dan pengaturan konten, dan alur kerja bisnis otomatis.
Sebagai permulaan, aspek pencetakan terkelola mencakup semuanya, mulai dari izin cetak hingga memastikan bahwa hanya dokumen relevan yang dicetak. Dengan menetapkan aturan pencetakan yang jelas, Anda dapat meminimalkan penggunaan kertas dan memastikan bahwa dokumen sensitif tidak dicuri atau hilang.
Manajemen konten melibatkan penyimpanan penuh, pengaturan, dan solusi berbagi. Ini disediakan melalui program DocuWare dan Laserfiche pihak ketiga.
Terakhir, Anda dapat mengotomatiskan alur kerja dokumen untuk memastikannya diteruskan dari departemen ke departemen dengan efisiensi maksimum. Kurangi waktu pemrosesan yang lama, dan pastikan semua dokumen ditangani dengan cepat dan efisien.
Ricoh USA: Antarmuka dan sedang digunakan
Untuk memulai dengan Ricoh, Anda perlu berbicara dengan anggota tim penjualan untuk mengetahui persyaratan pasti Anda dan platform mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Karena Ricoh menawarkan pilihan opsi perangkat lunak, klien yang berbeda akan mengalami antarmuka pengguna yang sangat berbeda.
Untungnya, karena perusahaan hampir secara eksklusif menggunakan Laserfiche dan DocuWare, Anda dapat yakin bahwa dasbor manajemen Anda akan disederhanakan dan berfungsi penuh.
Ricoh AS: Dukungan
Ricoh USA menawarkan berbagai opsi dukungan, termasuk layanan telepon, email, dan obrolan langsung, untuk semua pelanggan lama. Karena itu, kami menguji obrolan langsung dan menerima pesan yang menyatakan bahwa dukungan hanya tersedia antara pukul 08.00 dan 17.00 CST, Senin hingga Jumat.
Sayangnya, sumber swadaya tidak jauh lebih baik. Konten utama di halaman dukungan didedikasikan untuk mengunduh produk baru. Tautan dukungan sebenarnya ada di bagian bawah halaman.
Basis pengetahuan tampaknya berisi informasi yang sangat bagus, tetapi pengamatan lebih dekat mengungkapkan bahwa itu lebih terbatas daripada yang terlihat. Ada sedikit sumber daya yang dikhususkan untuk manajemen dokumen dan hampir tidak ada yang menjelajahi platform Laserfiche dan DocuWare.
Ricoh AS: Keamanan
Sayangnya, Ricoh USA tampaknya tidak memberikan informasi yang tersedia untuk umum tentang praktik keamanannya. Ini memprihatinkan karena Anda akan mempercayai perusahaan untuk bekerja dengan dokumen sensitif Anda dan informasi lainnya. Pelanggaran keamanan bisa sangat merusak, terutama jika dokumen pribadi atau pribadi dicuri.
Meskipun demikian, Ricoh memang menawarkan berbagai solusi keamanan terkelola, yang menunjukkan bahwa Ricoh setidaknya menanggapi ide tersebut dengan serius. Menurut pendapat kami, hal terbaik yang harus dilakukan di sini adalah berbicara dengan tim penjualan tentang praktik keamanan perusahaan sebelum berkomitmen untuk menggunakan layanannya.
Sebuah kompetisi
Ada banyak platform manajemen dokumen di pasaran yang mungkin ingin Anda pertimbangkan untuk kebutuhan Anda, termasuk Templafy dan M-Files, dua favorit kami.
Templafy adalah platform manajemen dokumen ramah pemula yang dirancang untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Itu datang dengan seperangkat alat yang sangat baik dan memungkinkan Anda untuk terhubung dari berbagai perangkat yang berbeda. Selain itu, bisnis Anda akan mendapat manfaat dari pemeriksaan kepatuhan otomatis yang terkait dengan bidang Anda.
M-Files adalah pilihan yang sangat baik bagi mereka yang bekerja dengan volume dokumen yang besar. Ini berfokus pada peningkatan efisiensi bisnis dan alur kerja internal. Dengan alat kategorisasi file yang hebat, integrasi aplikasi pihak ketiga, dan banyak lagi, ada banyak hal yang disukai di sini.
Putusan akhir
Sayangnya, kami tidak dapat merekomendasikan Ricoh sebagai penyedia solusi manajemen dokumen terkemuka. Itu melakukan semua yang diperlukan, tetapi tidak ada yang membuatnya menonjol dari yang lain.
Misalnya, perusahaan memberikan sedikit informasi tentang apa saja yang termasuk dalam solusinya. Itu menggunakan perangkat lunak pihak ketiga (meskipun yang berkualitas tinggi), tidak memberikan informasi tentang praktik keamanannya, dan memiliki layanan dukungan di bawah rata-rata.
Intinya adalah kami menyarankan untuk mempertimbangkan penyedia lain untuk kebutuhan manajemen dokumen Anda.
