Google Bertemu (terbuka di tab baru) adalah pilihan populer dari perangkat lunak konferensi video (terbuka di tab baru) yang memberi grup—mulai dari tim bisnis hingga guru dan siswa—cara efektif untuk berkolaborasi dari jarak jauh.
Untuk menyempurnakan kerja tim, beberapa versi Google Meet menyertakan ruang kerja kelompok, yang memungkinkan moderator rapat membagi peserta menjadi grup independen yang lebih kecil.
Saat ini, ruang kerja kelompok Google Meet tersedia untuk digunakan dengan pilihan paket Google Workspace, dan maksimal 100 ruang kerja kelompok dapat dibuat per panggilan.
Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara menggunakan fitur ini—apakah Anda seorang moderator atau peserta.
Cara menggunakan ruang kerja kelompok Google Meet: Persiapan
Pertama, penting untuk dicatat bahwa ruang kerja kelompok Google Meet tidak tersedia untuk moderator (yaitu penyelenggara rapat) yang hanya memiliki akun Google pribadi gratis.
Ruang kerja kelompok Google Meet termasuk dalam layanan berbayar berikut Google Workspace (terbuka di tab baru) paket: Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, dan Google Workspace for Education Plus. Jika Anda memiliki akun G Suite Business (yang tidak lagi ditawarkan kepada pengguna baru), Anda sudah memiliki akses ke ruang kerja kelompok Google Meet.
Sebaiknya luangkan waktu untuk menjelajahi dan membandingkan dengan benar semua paket Google Workspace ini, karena masing-masing paket memiliki harga yang berbeda dan dilengkapi dengan sejumlah fitur tambahan—beberapa di antaranya mungkin berguna bagi Anda dan tim/siswa Anda.
Agar peserta dapat bergabung dalam panggilan dengan ruang kerja kelompok, pertama-tama mereka harus memastikan bahwa mereka masuk ke akun Google dan memiliki tautan rapat yang benar. Untuk bergabung melalui perangkat seluler, peserta memerlukan aplikasi Google Meet atau aplikasi Gmail versi terbaru—keduanya kompatibel dengan sistem operasi iOS dan Android.
Langkah 1: Atur ruang kerja kelompok sebelum rapat
Google baru-baru ini memungkinkan moderator untuk menyiapkan ruang kerja kelompok dan menugaskannya ke peserta, sambil menjadwalkan rapat panggilan video melalui Kalender Google (terbuka di tab baru).
Untuk melakukannya, mulailah dengan membuat acara Google Kalender, memilih opsi Tambahkan konferensi video Google Meet, dan menambahkan peserta. Jika Anda ingin membuat ruang kerja kelompok untuk rapat terjadwal yang sudah ada, mulailah dengan memilih opsi Edit acara.
Selanjutnya, dengan mengklik ikon Ubah pengaturan konferensi (yang terlihat seperti roda gigi), diikuti dengan opsi Ruang istirahat, Anda dapat memilih jumlah ruang kerja yang Anda inginkan dan menamainya, sebelum menempatkan peserta di masing-masing ruang tersebut.
Untuk memindahkan peserta ke ruang kerja kelompok tertentu, Anda dapat menyeret dan melepas nama atau langsung mengetiknya.
Langkah 2: Buat ruang kerja kelompok dalam rapat
Sebagai moderator, Anda mungkin lebih suka membuat ruang kerja kelompok selama rapat, yang dapat dilakukan melalui antarmuka Google Meet.
Pertama, Anda perlu memilih ikon menu Aktivitas (terdiri dari segitiga kecil, persegi, dan lingkaran) yang terletak di kanan atas antarmuka, lalu klik Ruang breakout.
Selanjutnya, dari panel kontrol ruang breakout, Anda dapat memilih jumlah ruang yang ingin Anda buat, lalu beri judul sesuai bidang yang disediakan.
Anda dapat mengalokasikan ruang kerja kelompok untuk peserta dengan menyeret, mengetik, atau melakukan pengacakan acak nama ke setiap ruang yang ditampilkan.
Setelah Anda mengatur peserta, pilih Ruang terbuka untuk membuat ruang kerja kelompok.
Langkah 3: Edit ruang kerja kelompok
Selama rapat, Anda mungkin ingin mengubah penyiapan ruang kerja kelompok, mungkin dengan mengatur ulang distribusi peserta, mengganti nama ruang, atau menambahkan lebih banyak ruang.
Hal ini dapat dilakukan dengan memilih Edit ruang di bagian atas panel kontrol ruang kerja kelompok. Setelah Anda puas dengan perubahannya, klik Simpan untuk menindaklanjuti perubahan.
Setelah pengeditan selesai, peserta akan diminta secara otomatis, melalui notifikasi dalam panggilan, untuk bergabung dengan ruang kerja kelompok baru atau yang telah direvisi—atau secara otomatis dibawa kembali ke ruang rapat utama.
Langkah 4: Bergabung dengan ruang kerja kelompok (untuk peserta)
Jika Anda bergabung dengan panggilan video grup sebagai peserta, Anda akan memulai di ruang utama bersama semua anggota tim dan moderator.
Saat moderator memulai sesi ruang kerja kelompok, Anda akan menerima pemberitahuan untuk bergabung dengan ruang yang Anda alokasikan, dari situ Anda dapat memilih Gabung atau Batal. Jika Anda memilih Batal, Anda akan tetap berada di ruang utama.
Setelah berada di ruang kerja kelompok, Anda akan melihat namanya di kiri atas antarmuka pada spanduk—yang juga menampilkan opsi Minta bantuan yang, jika dipilih, mengirimkan permintaan bantuan ke moderator.
Langkah 5: Keluar dari ruang kerja kelompok (untuk peserta)
Sebagai peserta, Anda dapat memilih untuk keluar dari ruang kerja kelompok kapan saja dengan memilih Kembali ke panggilan utama, yang terdapat pada spanduk di bagian atas antarmuka (di sebelah opsi Minta bantuan).
Setelah berada di ruang utama, Anda dapat bergabung kembali ke ruang kerja kelompok kapan saja. Namun, sebagai peserta, Anda tidak dapat keluar dari satu ruang kerja kelompok dan bebas masuk ke ruang kerja kelompok lainnya; hanya moderator yang dapat memindahkan peserta ke ruang alternatif.
Selanjutnya, saat moderator memutuskan untuk mengakhiri sesi breakout room, semua peserta akan mendapat notifikasi bahwa mereka kembali ke main room.
Langkah 6: Bergabung dengan ruang kerja kelompok (untuk moderator)
Sebagai moderator, Anda tidak harus tinggal di ruang utama; Anda bebas bergabung dengan peserta di ruang kerja kelompok. Ini dapat dilakukan dengan membuka panel kontrol ruang kerja kelompok (di bawah Aktivitas) dan memilih Gabung di samping ruang yang ingin Anda masuki.
Anda juga dapat bergabung dengan ruang kerja kelompok jika peserta mengirimi Anda pemberitahuan bantuan dari ruang yang ditentukan. Setelah diminta, Anda dapat memilih Gabung untuk segera masuk ke ruangan, atau Nanti jika Anda sedang sibuk.
Langkah 7: Keluar dari ruang kerja kelompok (untuk moderator)
Jika Anda seorang moderator, Anda dapat berpindah dari satu ruang kerja kelompok ke ruang kerja kelompok lainnya menggunakan panel kontrol ruang kerja kelompok. Cukup pilih Gabung untuk kamar yang ingin Anda transfer. Saat Anda melakukan ini, Anda secara bersamaan akan meninggalkan ruangan tempat Anda berada saat ini.
Jika Anda ingin keluar dari ruang kerja kelompok dan kembali ke ruang utama, klik Tinggalkan di panel kontrol ruang kerja kelompok.
Langkah 8: Tutup ruang kerja kelompok
Dengan memilih Tutup ruang di bagian atas panel kontrol ruang kerja kelompok (diikuti dengan opsi Tutup semua ruang), moderator dapat mengakhiri semua sesi ruang kerja kelompok secara bersamaan dan mengembalikan semua peserta ke ruang utama.
Atau, ada fitur Timer opsional, yang memungkinkan moderator menetapkan batas waktu untuk sesi ruang kerja kelompok sebelum dibuat. Jika dimulai, peserta di setiap ruangan akan dapat melihat hitungan mundur selama 30 detik terakhir sesi mereka, setelah itu mereka akan kembali ke ruangan utama.
Ringkasan
Syukurlah, membiasakan diri Google Bertemu (terbuka di tab baru) ruang kerja kelompok tidak rumit atau memakan waktu.
Antarmuka dalam panggilan Google Meet menyediakan banyak perintah dan notifikasi di layar untuk memastikan navigasi yang mudah antara ruang utama dan ruang kerja kelompok untuk peserta, dan di antara setiap ruang jika Anda adalah moderator.
Sebagai moderator, Anda dapat membuat, mengedit, bergabung, dan keluar dari ruang kerja kelompok semuanya dari satu panel kontrol komprehensif, yang dapat ditemukan di bawah Aktivitas di antarmuka panggilan video. Selain itu, kini Anda juga dapat membuat, mengisi, dan mengedit ruang kerja kelompok terlebih dahulu menggunakan Kalender Google (terbuka di tab baru).
Terakhir, jika Anda ingin menggunakan ruang kerja kelompok Google Meet, penting untuk diingat bahwa ruang tersebut hanya tersedia dengan pilihan Google Workspace (terbuka di tab baru) rencana berlangganan.
